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Firmen verlangen EU-Cloud beim Document Sharing

Was verschiedene Online-Archive für private Nutzer bereits vormachen, könnte als Modell auch schon bald für Unternehmen interessant werden: das Teilen statt Versenden von digitalisierten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen oder Produktinformationen. Denn diesem Document Sharing, bei dem sich die Informationen in der Cloud befinden, stehen die Firmen nach einer Erhebung des digital intelligence institute (dii) relativ neugierig gegenüber.

Sehen Sie im Document Sharing eine Zukunft?

auf jeden Fall
18%
ja, aber nur bei hohen Sicherheitslevels
20%
vermutlich
33%
eher nein
29%

Welche Nutzenvorteile könnten für ein Document Sharing sprechen?

geringerer Kommunikationsaufwand
57%
Ersparnisse bei Versandkosten
59%
immer gleiche Informationsbasis für alle Beteiligten
45%
einfachere/schnellere Abstimmungsprozesse
48%
engere Vernetzung mit den Zielgruppen
60%
Verfahren mit hoher Benutzerakzeptanz
62%

Für welche Zielgruppen könnte ein solches Modell besonders interessant sein?

Kunden
59%
Produktlieferanten
58%
Dienstleistungspartner
54%
andere Geschäftspartner
38%
keine
19%

Welche Voraussetzungen sollten für ein Document Sharing im Business-Umfeld erfüllt sein?

Datenspeicherung in der EU
74%
verschlüsselte Datenübertragung
73%
revisionssichere Archivierung
68%
technische Integration der Sharing-Prozesse
61%
intern veränderten Kommunikationsbewusstsein
59%
hohe Digitalisierungsbereitschaft bei den Zielgruppen
53%
andere Anforderungen
24%

Zwar urteilt jeder fünfte der fast 300 befragten Business-Manager, die Verbreitung des Document Sharing im Business-Umfeld sei letztlich eine Frage des Datenschutzes und der Sicherheitslevel. Auf diesen Aspekt will es etwa die Hälfte der Firmenvertreter aber nicht reduzieren. Sie sind sich entweder bereits sehr sicher oder haben zumindest eine gewisse Erwartung, dass solche Verfahren des Teilens eine Zukunft haben werden. Lediglich ein knappes Drittel der Befragten ist skeptisch und glaubt nicht daran, dass solche Cloud-Dienste auch für Unternehmen sinnvoll sein können.

Doch für eine positivere Einschätzung spricht nach Meinung von 60 Prozent der Befragten, dass über das Document Sharing eine engere Vernetzung mit den Zielgruppen erreicht werden könnte. Ähnlich viele erwarten Ersparnisse bei den Kommunikationsaufwänden. Aber auch schnellere Kommunikations- und Abstimmungsprozesse, weil alle Sharing-Beteiligten über die gleiche Informationsbasis verfügen, wird von vielen als interessanter Nutzen angesehen. Hinzu kommt nach Meinung von zwei Dritteln der Business-Manager: Solche Verfahren würden auf eine hohe Benutzerakzeptanz stoßen, dieser Vorteil sollte genutzt werden. Und zwar bei den Kunden ebenso wie bei Produktlieferanten und Dienstleistungspartnern.

Allerdings bestehen bei den Unternehmen hohe Ansprüche, was die Realisierbarkeit des Document Sharings betrifft. So votieren drei Viertel für eine Datenspeicherung in der EU, ebenso viele machen eine verschlüsselte Datenübertragung zur Voraussetzung. Aber auch eine revisionssichere Archivierung in der Cloud gehört zu den Ansprüchen. Gleichzeitig machen die Business-Manager deutlich, dass eine technische Integration der Sharing-Prozesse in die zentrale IT-Infrastruktur des Unternehmens notwendig ist. Aber sie verweisen auch noch auf zwei weitere Prozesse: Ein Document Sharing könne nur gelingen, wenn es intern zu einem veränderten Kommunikationsbewusstsein komme und eine hohe Digitalisierungsbereitschaft bei den ausgewählten Zielgruppen bestehe.

Gerade in dem Aspekt des Kommunikationsbewusstseins der Unternehmen sieht auch Prof. Ayelt Komus von der Hochschule Koblenz und wissenschaftlicher Leiter des dii einen erfolgskritischen Aspekt. „Das Teilen von Informationen ist vor allem durch die privaten Nutzer der sozialen Netzwerke etabliert worden. Die Unternehmen dürfen nicht nur staunend vor dieser Entwicklung stehen, sondern müssen lernen, sie für sich nutzbar zu machen.“ Der Einsatz solcher Verfahren im Business sei eine logische Konsequenz eines bereits etablierten Verhaltens, dies verlange jedoch von den Firmen ein verändertes Kommunikationsverständnis.